Hysbysiad Diogelu Data Gwasanaethau Cymorth Cynhwysol i Fyfyrwyr
- Diweddarwyd ddiwethaf: 01/03/2023
Hunaniaeth y Rheolydd Data
Mae Gwasanaethau Cymorth Cynhwysol i Fyfyrwyr (y cyfeirir ato o hyn allan fel ISSS) yn cynnwys gwasanaethau a ddarperir gan y Gwasanaeth Lles, y Gwasanaeth Anabledd a'r Ganolfan Asesu.
Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi sut mae ISSS yn prosesu gwybodaeth bersonol pobl sy'n cyrchu ei wasanaethau a'i ddarpariaethau cymorth eraill, gan gynnwys heb fod yn gyfyngedig i'r Gofrestrfa a Chyllid. Mae'n berthnasol yn ogystal at hysbysiad preifatrwydd myfyrwyr cyffredinol y Brifysgol neu ddatganiad preifatrwydd data'r ymgeisydd ac nid yw'n eu disodli.
Gellir diweddaru'r hysbysiad hwn o bryd i'w gilydd i sicrhau cydymffurfiad parhaus â deddfwriaeth bresennol a chyfleu arfer gorau.
Prifysgol Abertawe yw'r Rheolydd Data ac mae'n ymrwymedig i ddiogelu hawliau cyfranogwyr, yn unol â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR). Er mwyn cyflawni ei swyddogaethau a'i rhwymedigaethau mewn perthynas ag astudiaethau unigolyn yn y Brifysgol, mae angen i'r Brifysgol gasglu, storio, dadansoddi ac weithiau ddatgelu data personol.
Mae'r Brifysgol wedi’i chofrestru’n Rheolydd Data gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) i brosesu data personol. Rhif cofrestru: Z6102454
Manylion cyswllt y Swyddog Diogelu Data
Mae gan Brifysgol Abertawe Swyddog Diogelu Data a gellir cysylltu â'r unigolyn hwnnw yn dataprotection@abertawe.ac.uk
Rydym yn rhoi ystyriaeth ddifrifol iawn i gadw, storio a defnyddio data personol. Yn y ddogfen hon, rydym yn esbonio pam rydym yn casglu data unigolion ar gyfer y Gwasanaethau Cymorth Cynhwysol i Fyfyrwyr, sut rydym yn ei brosesu a'r camau rydym yn eu cymryd i sicrhau diogelwch data ar bob cam.
Pa wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu?
Mae'r manylion personol rydym ni'n eu prosesu yn dibynnu ar y cymorth rydych chi'n ei ddefnyddio, ond mae'n debygol o gynnwys:
- Enw
- Manylion cyswllt; cyfeiriad, rhif ffôn, e-bost
- Rhaglen astudio
- Rhif Myfyriwr
- Data demograffig megis oedran, rhywedd, gwybodaeth sy'n gysylltiedig ag iechyd
- Dyddiadau pan wnaethoch chi ddefnyddio'r gwasanaeth
- Enw a manylion cyswllt eich Meddyg Teulu
- Manylion cais am gymorth, gan gynnwys manylion y risg y gallech chi ei pheri i chi'ch hun ac i bobl eraill
- Manylion unrhyw anabledd, cyflwr meddygol neu wybodaeth feddygol berthnasol arall, gan gynnwys tystiolaeth ddogfennol
- A ydych chi’n derbyn Lwfans Myfyrwyr Anabl ac, os felly, y rheswm dros ei ddyfarnu
- Manylion cyswllt mewn argyfwng
Beth yw ein sail gyfreithiol dros brosesu'ch data personol?
Mae angen i'r Brifysgol ddatgan ar ba sail y byddwn yn prosesu eich data. Gall hyn ddibynnu ar y rheswm dros brosesu eich data, ac mewn perthynas â Chymorth a Lles Myfyrwyr. Gall hyn gynnwys, er nid yw'n gyfyngedig i:
- Gydsyniad
- Cyflawni contract
- Rhwymedigaeth gyfreithiol
- Diddordeb hanfodol
- Tasg gyhoeddus
- Diddordebau dilys
Efallai y bydd y Brifysgol hefyd yn dibynnu ar y sail gyfreithiol ganlynol wrth brosesu eich data categori arbennig:
- Cydsyniad penodol
- Diddordeb hanfodol
- Rhesymau budd cyhoeddus sylweddol
- Darparu iechyd neu ofal cymdeithasol
- Dibenion ystadegol ac ymchwil
Mae manylion pellach y categorïau hyn ar gael yn yr hysbysiad diogelu data myfyrwyr a'r datganiad preifatrwydd data ymgeiswyr cyffredinol.
Rydym ni'n casglu'r wybodaeth hon mewn amrywiaeth o ffyrdd. Er enghraifft, gellir casglu data drwy gyflwyno ffurflenni (ar-lein neu gopïau caled), e-byst, yn bersonol, dros y ffôn neu gyfarfodydd ar-lein, cyfweliadau ac asesiadau eraill, drwy feddalwedd rheoli achosion neu systemau rheoli ymholiadau, gan gynnwys ein System Sgwrsio.Gellid hefyd ei gasglu gan drydydd partïon megis myfyrwyr eraill neu staff.
Defnyddio eich Data
Mae'r dibenion a'r sail gyfreithiol gysylltiedig y gallai'r Brifysgol brosesu eich data personol ar eu sail wedi'u rhestru isod. Gan gofio cymhlethdod y perthnasoedd sydd gan y brifysgol â'i myfyrwyr, nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr:
|
Disgrifiad o broses a dibenion penodol defnyddio a rhannu data |
Pwy sy'n derbyn data |
Sail gyfreithiol |
|
Trafodaethau am eich cymorth â'ch rhieni, eich gwarcheidwaid, eich priod, eich cyswllt mewn argyfwng neu'ch gofalwr |
Rhiant, gwarcheidwad, priod, cyswllt mewn argyfwng neu ofalwr (fel a nodir gennych chi). |
Cydsyniad, diddordebau hanfodol
|
|
Trafodaethau o'ch cymorth â'ch Meddyg Teulu neu ymarferydd gofal iechyd |
Meddyg Teulu neu ymarferydd gofal iechyd. |
Cydsyniad, diddordebau hanfodol |
|
Manylion a ddarperir yn gyfrinachol ynghylch eich defnydd o gymorth emosiynol/seicolegol â staff o'ch Cyfadran neu wasanaethau prifysgol eraill a’ch cyfranogiad ynddynt. Bydd lefel y rhannu'n gymesur â'r amgylchiadau ymholi ac yn ofynnol iddynt. |
Staff y Gyfadran berthnasol, Gwasanaethau Myfyrwyr, Preswylfeydd, Diogelwch, Diogelu staff etc |
Cydsyniad, diddordebau hanfodol |
|
Os ydych chi ar gwrs cofrestru proffesiynol ac yn gwneud datgeliadau sy'n peryglu eich budd hanfodol chi neu'r cyhoedd yn ein barn ni. |
Eich Cyfadran, Iechyd Galwedigaethol, yr Uwch-dîm Rheoli, adrannau perthnasol y brifysgol. |
Diddordeb hanfodol Diddordebau dilys Diddordeb cyhoeddus sylweddol |
|
Darparu cymorth priodol drwy ISSS |
Staff perthnasol y Brifysgol a thrydydd partïon. |
Cyflawni Contract Diddordeb dilys Tasg gyhoeddus Diddordeb cyhoeddus sylweddol Darpariaeth iechyd neu ofal cymdeithasol
|
|
Ystyried a darparu cymorth ar gyfer addasiadau ar gyfer anableddau neu gyflyrau iechyd eraill. Gallai hyn gynnwys, ymysg eraill, ddarparu profforma addasiadau Dysgu ac Addysgu i'ch Cyfadran a'r Swyddfa Arholiadau, cefnogi ceisiadau ar gyfer llety wedi'i addasu, gweithredu Cynlluniau Gadael mewn Argyfwng Personol, ac unrhyw beth arall sy'n ofynnol er mwyn sicrhau cyfle dysgu cyfartal neu gydymffurfiaeth â Deddf Cydraddoldeb 2010 etc. |
Staff perthnasol y Brifysgol, e.e. Cyfadrannau, Swyddfa Arholiadau, Llety, Diogelwch, Preswylfeydd, unrhyw staff sy'n gyfrifol am gyhoeddi addasiadau sy'n seiliedig ar gyflwr meddygol, trydydd partïon. |
Cyflawni Contract Rhwymedigaeth gyfreithiol Tasg gyhoeddus Diddordeb cyhoeddus sylweddol Darpariaeth iechyd neu ofal cymdeithasol |
|
Cadarnhau i bartïon cyfreithiol neu wasanaethau allanol i ISSS a ydych chi'n hysbys i ISSS ac yn defnyddio ei wasanaethau, er mwyn i ni allu rhoi cymorth angenrheidiol i chi. Ni chaiff unrhyw fanylion cyfrinachol eu datgelu. |
Staff perthnasol y Brifysgol, e.e. Staff y Gyfadran, Gwasanaethau Myfyrwyr, Diogelwch, Preswylfeydd, trydydd partïon etc |
Diddordebau dilys. Diddordebau hanfodol.
|
|
Caiff canlyniadau sgrinio a/neu asesiadau diagnostig blaenorol eu rhannu â Seicolegwyr Addysgol/Clinigol a allai fod yn eich asesu. |
Seicolegwyr Addysgol/Clinigol |
Cyflawni Contract Diddordeb dilys Darparu iechyd neu ofal cymdeithasol |
|
Caiff archebion am gyfarpar neu geisiadau am hyfforddiant eu hanfon at gyflenwyr Technoleg Gynorthwyol a chwmnïoedd cymorth anfeddygol fel y gallant gyflwyno'r cyfarpar a/neu ddarparu'r hyfforddiant neu gymorth angenrheidiol.Caiff eich manylion cyswllt a'ch cyfeiriad (os oes rhaid dosbarthu cyfarpar), corff cyllido a chyfeirnod eu rhannu â'r darparwyr. |
Darparwyr Technoleg Gynorthwyol. |
Cyflawni Contract Diddordeb dilys |
|
Os ydych chi wedi cyflwyno cais neu wedi cael dyfarniad Lwfans Myfyrwyr Anabl, gwneir hawliadau cyllido am unrhyw gostau a godwyd i'r Brifysgol wrth ddarparu'r cymorth y cytunwyd arno. Bydd yr hawliadau'n cynnwys eich enw, eich dyddiad geni, eich rhif myfyriwr, y math o gymorth, cyfeirnod y corff cyllido a math, y dyddiad a faint o gymorth fydd yn cael ei ddarparu. Ar gyfer ceisiadau, byddwn ni'n darparu manylion cwrs ychwanegol a chyfeirnodau'r corff cyllido. |
Corff Ariannu, Adran Gyllid y Brifysgol, cyflogres trydydd parti a darparwr anfonebu |
Cyflawni Contract Diddordeb dilys Tasg gyhoeddus Diddordeb cyhoeddus sylweddol
|
|
I ystyried materion "addasrwydd i ymarfer" neu "addasrwydd i astudio" |
Cyfadran, Gwasanaethau Academaidd |
Tasg gyhoeddus Cyflawni contract Diddordeb cyhoeddus sylweddol Darparu iechyd neu ofal cymdeithasol |
|
Archwilio mewnol ac allanol a dibenion ystadegol. (Gweler ‘Rhannu eich gwybodaeth’ am ragor o fanylion) e.e. os byddwn ni'n dod yn ymwybodol o gyflwr â diagnosis nad yw wedi'i ddatgelu gynt, mae'n rhaid i ni ddiweddaru eich cofnod myfyriwr gyda chategori anabledd sy'n berthnasol i chi. |
Cyrff cyllido, yr Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA), Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (CCAUC), Gwasanaethau Academaidd, Yr Uned Cynllunio a Phrosiectau Strategol etc |
Rhwymedigaeth gyfreithiol Dibenion ystadegol ac ymchwil Diddordeb cyhoeddus sylweddol
|
|
O bryd i'w gilydd, gweithgareddau eraill sy'n cwympo dan gylch gorchwyl busnes dilys y Brifysgol ac nad ydynt yn torri ar eich hawliau a'ch rhyddid |
Staff perthnasol y Brifysgol a thrydydd partïon. |
Diddordeb dilys |
|
Ymgynefino/Sefydlu |
Staff perthnasol y Brifysgol, e.e. derbyn, gwasanaethau preswyl, Gwasanaethau Myfyrwyr. |
Cyflawni Contract Diddordeb dilys Diddordeb cyhoeddus sylweddol Darparu iechyd neu ofal cymdeithasol |
Pwy sydd â mynediad i'ch data personol?
Bydd gan holl staff ISSS a staff mewn rhannau perthnasol o'r Brifysgol rydych chi'n cyrchu eu gwasanaethau fynediad i'ch data personol, i gynnig cymorth i chi neu eich cyfeirio chi at wasanaethau eraill.
Rhannu eich Gwybodaeth
O fewn y Brifysgol
Caiff eich data ei rannu â'r staff prifysgol perthnasol, e.e. Tiwtor Personol, Goruchwylwyr, gwasanaethau BywydCampws, timoedd Profiad a Gwybodaeth Cyfadrannau, Swyddogion Cymorth Myfyrwyr, Ymgynghorwyr Myfyrwyr, Cydlynydd/Cydlynwyr Addasiadau, Trefnwyr Cyrsiau, Gweinyddiaeth Myfyrwyr (cymorth arholiadau), cynorthwywyr cymorth llyfrgell a myfyrwyr (gan gynnwys staff hunangyflogedig perthnasol neu asiantaethau sy'n cynnig gwaith cynorthwywyr cymorth), yr adran gwybodaeth a dealltwriaeth a staff er mwyn cynnig y cymorth y mae ei angen arnoch chi.
Gellir hefyd rannu eich data personol â phartïon lle mae prosesu'n ofynnol er mwyn amddiffyn budd hanfodol Gwrthrych y Data neu berson arall.
Y tu allan i'r Brifysgol
Mae'n bosib hefyd y caiff eich data ei rannu â darparwyr cyllido, cyrff cyllido, Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA), Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (CCAUC), darparwyr technoleg gynorthwyol a seicolegwyr addysgol/clinigol os yw’n briodol.
Mewn amgylchiadau eithriadol, gellir rhannu eich gwybodaeth â thrydydd partïon priodol a chyfrifol, gan gynnwys asiantaethau statudol, megis yr Heddlu, gofal iechyd a gwasanaethau lles heb ddweud wrthych chi'n gyntaf. Fel arfer, bydd hyn at ddibenion diogelu, gan gynnwys pan fydd rhywun yn cael ei ystyried yn risg iddo ef ei hun neu i eraill.
Gan ystyried cymhlethdod y perthnasoedd sydd gan y brifysgol â'i myfyrwyr a'r dulliau cymorth amrywiol sy'n ofynnol, nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr.
Bydd unrhyw ddatgeliadau a wneir gan y Brifysgol yn cydymffurfio â'r gyfraith diogelu data a chaiff eich diddordebau bob amser eu hystyried.
Sut byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth yn ddiogel?
Mae'r systemau a ddefnyddir gan ISSS i broses eich data yn rhan o saernïaeth TG a gefnogir yn gorfforaethol ac maent wedi'u hamddiffyn gan fesurau diogelwch y Brifysgol. Gallwch gael rhagor o wybodaeth drwy gyfeirio at hysbysiad Preifatrwydd Myfyrwyr y Brifysgol.
Rydym ni'n defnyddio cwmni allanol, Jotform, fel prosesydd data.Caiff Jotform ei ddefnyddio ar gyfer yr holl ffurflenni cofrestru i gyrchu ISSS sy'n ein galluogi ni, fel rheolwyr data, i weinyddu ein gwasanaethau ar ran y Brifysgol.
Gall rhai gweithgareddau prosesu a storio gael eu gwneud ar ran y Brifysgol gan sefydliad sydd wedi'i gontractio at y diben hwnnw. Bydd sefydliadau sy'n prosesu data personol ar ran y Brifysgol dan rwymedigaeth drwy gontract i brosesu data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data.
Ni chaiff neb fynediad i'ch gwybodaeth, ac eithrio'r aelodau staff hynny y mae angen iddynt gyrchu rhannau perthnasol o'ch gwybodaeth, neu'ch holl wybodaeth. Bydd gwybodaeth electronig amdanoch yn cael ei diogelu trwy gyfrineiriau a chyfyngiadau diogelwch eraill, a chedwir ffeiliau papur mewn ardaloedd diogel lle rheolir mynediad.
Cyfnod Cadw
Bydd y Gwasanaethau Cymorth Cynhwysol i Fyfyrwyr yn dal gwybodaeth bersonol yn unol â Gweithdrefn rheoli cofnodion y Brifysgol.
Bydd unrhyw wybodaeth am eich anabledd/angen penodol/cyflwr meddygol a roddir i'r Swyddfa Anableddau yn cael ei chadw'n ddiogel am saith mlynedd a'i dinistrio wedi hynny.
Os wnaethoch chi gysylltu ag ISSS cyn, neu wrth gwblhau, eich cais i'r Brifysgol, ond ni chofrestroch chi ym Mhrifysgol Abertawe, caiff eich data eu cadw am ddwy flynedd o ddyddiad eich contract gyda'n Gwasanaeth.Caiff yr wybodaeth hon ei chadw i'w defnyddio os byddwch chi'n cyflwyno ail gais neu ohirio eich cofrestriad.
Pa hawliau sydd gennych?
Mae gennych hawl i gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu i'ch gwybodaeth bersonol gael ei phrosesu, i gywiro, dileu a chyfyngu ar fynediad at eich gwybodaeth bersonol a'i throsglwyddo. Os oes gennych unrhyw bryderon am ddefnyddio eich data at y dibenion hyn neu os hoffech gael copi o'r data sydd gennym amdanoch chi, dylech anfon ceisiadau neu wrthwynebiadau ysgrifenedig at Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol:
Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol
Swyddfa'r Is-ganghellor
Prifysgol Abertawe
Parc Singleton
Abertawe
SA2 8PP
E-bost: dataprotection@abertawe.ac.uk
Ewch i wefan Diogelu Data y Brifysgol am ragor o wybodaeth am eich hawliau unigol.
Tynnu Cydsyniad yn ôl
Pan fyddwn ni'n dibynnu ar eich cydsyniad fel sail gyfreithiol i brosesu eich data personol, bydd gennych chi'r hawl i dynnu cydsyniad yn ôl unrhyw bryd. Os byddwch chi am dynnu eich cydsyniad yn ôl am unrhyw reswm, gofynnwn i chi gyflwyno'r cais hwn yn ysgrifenedig i'r gwasanaeth(au) perthnasol yn ISSS. Gofynnwn i chi gwblhau ffurflen Cais i Dynnu Cydsyniad yn ôl er mwyn i ni allu sicrhau eich bod chi wedi deall yr hyn mae tynnu eich cydsyniad yn ôl yn ei olygu a'r hyn a fydd yn digwydd nesaf.
Dylid cyflwyno ceisiadau neu wrthwynebiadau eraill yn ysgrifenedig yn y lle cyntaf, a'u hanfon at: - Swyddog Cydymffurfiaeth y Brifysgol (Rhyddid Gwybodaeth/Diogelu Data), Swyddfa'r Is-ganghellor, Prifysgol Abertawe, Parc Singleton, Abertawe SA2 8PP E-bost: dataprotection@abertawe.ac.uk
Sut i gwyno
Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, i ddechrau, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol, gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod.
Os ydych dal yn anfodlon wedi hynny, mae gennych hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth i gael penderfyniad. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn:
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth: Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF www.ico.org.uk.