Taliadau

Rydym wedi mabwysiadu’r polisi hwn er mwyn cynyddu effeithlonrwydd y broses gaffael drwy’r Brifysgol. Mae’r manteision i gyflenwyr yn cynnwys proses hwylus ar gyfer talu anfonebau yn unol â’r telerau masnachu (os dyfynnir rhif Archeb Brynu) ac mae’n lleihau costau prosesu i’r Brifysgol.

Y telerau talu safonol yw 30 diwrnod ar ôl derbyn yr anfoneb. Fodd bynnag, ni fydd anfonebau a dderbynnir heb rif Archeb Brynu dilys yn cael eu talu a chânt eu dychwelyd. Gall hyn arafu’r broses dalu.

Mae pob rhif archeb brynu dilys ym Mhrifysgol Abertawe yn dechrau â’r rhif 2 ac yn cynnwys 8 digid.

O ganlyniad i ffurfioli ein trefniadau prynu, mae’n rhaid gwneud ein holl ymrwymiadau ariannol i brynu nwyddau neu wasanaethau gan ddefnyddio Archeb Brynu. Fel rhan o’n polisi ‘Dim Taliad Heb Archeb Brynu’, disgwylir i’r cyflenwr gynnwys rhif yr Archeb Brynu ar ei anfoneb, neu caiff ei dychwelyd.

Dylech gysylltu â’r aelod staff a roddodd y cyfarwyddyd gwreiddiol i chi i gyflenwi’r nwyddau/gwasanaethau a gofyn iddo ddarparu rhif Archeb Brynu dilys. Ar ôl derbyn hwn, dylech e-bostio anfoneb newydd sy’n dyfynnu’r rhif Archeb Brynu dilys i invoices@abertawe.ac.uk

Mae ein system gyfrifyddu wedi adnabod rhai unigolion sydd wedi derbyn taliadau/grantiau gan y Brifysgol yn y gorffennol fel cyflenwyr. Os ydych wedi derbyn llythyr ac nid ydych yn darparu nwyddau a/neu wasanaethau i ni, anwybyddwch y llythyr hwn ac ymddiheurwn am yr anghyfleustra.

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i holl Ysgolion a Gwasanaethau Proffesiynol Prifysgol Abertawe.

Cewch eich talu’n brydlon ac yn ddibynadwy pan fyddwch yn cyflenwi gwasanaethau neu nwyddau i’r Brifysgol oherwydd bydd yr Archeb Brynu’n gadarnhad ffurfiol o ofynion y Brifysgol a bydd yn dangos y cyfeiriad cywir ar gyfer anfonebu.

Na fyddwch. Fel arfer caiff Archebion Prynu eu hanfon drwy e-bost i’r cyfeiriad e-bost a ddarparwyd ym manylion y cyflenwr, ond gellir eu hanfon drwy’r post os oes angen. Gellir cadarnhau Archebion Prynu dros y ffôn hefyd, ond dylech ofyn am gopi o’r archeb ar gyfer eich cofnodion eich hun.

Cysylltwch â’r person a ddarparodd yr Archeb Brynu’n wreiddiol (bydd y manylion ar yr archeb) a gofyn am eglurhad. Os oes angen, gellir dileu’r Archeb Brynu a darparu un newydd.

Cysylltwch â’r person a roddodd yr archeb ar lafar neu’n electronig, a gofyn am Archeb Brynu ysgrifenedig, neu o leiaf, rif Archeb Brynu.

Nid yw ein system yn creu Archebion Prynu nes eu bod wedi cael eu hawdurdodi gan y person priodol.

Cysylltwch â’r person a roddodd yr archeb i chi neu’r unigolyn a enwir ar yr Archeb Brynu. Gall anfonebau gael eu herio am sawl un o’r rhesymau canlynol, a byddant bob amser yn cael eu dychwelyd i gyfeiriad y cyflenwr a’u darparodd gydag e-bost yn nodi’r rheswm dros beidio â’u talu.

• Nid oedd rhif Archeb Brynu ar yr anfoneb
• Nodwyd mwy nag un rhif Archeb Brynu ar yr anfoneb. Dylech ddarparu anfonebau unigol ar gyfer pob rhif Archeb Brynu.
• Darparwyd dogfen pdf yn cynnwys mwy nag un anfoneb. Dylech ddarparu un anfoneb ar gyfer pob ffeil pdf
• Nid oes rhif ar yr anfoneb
• Nid oes dyddiad ar yr anfoneb
• Nid yw cyfeiriad Prifysgol Abertawe ar yr anfoneb
• Nid oes swm TAW na rhif cofrestru TAW ar yr anfoneb (os yw TAW yn daladwy)
• Nid yw’r cyfanswm dyledus wedi’i nodi
• Nid oes disgrifiad clir o’r hyn rydych yn codi tâl amdano

Mae’n rhaid i bob anfoneb ddyfynnu rhif Archeb Brynu swyddogol gan y Brifysgol. Os nad oes un yn cael ei ddarparu, caiff yr anfoneb ei dychwelyd a gall y taliad gael ei oedi.

Bydd yr unigolyn a ofynnodd am y nwyddau/gwasanaethau (a fydd, mwy na thebyg, wedi trafod yr archeb â chi ymlaen llaw) yn darparu’r Archeb Brynu. Fel arfer, caiff yr Archeb Brynu ei hanfon drwy e-bost i’r cyfeiriad a ddarparwyd gennych gyda’r manylion y gofynnwyd i chi eu darparu er mwyn i ni greu cyfrif cyflenwr newydd. Os oes angen, gellir anfon yr Archeb Brynu drwy ffacs neu’r post.

Bydd yr archebwr yn gweld yr Archeb Brynu cyn iddi gael ei chyhoeddi, felly gall atodi unrhyw beth angenrheidiol ati fel y bydd yn gyflawn wrth i chi ei derbyn. Os credwch fod rhywbeth ar goll o’ch Archeb Brynu, cysylltwch â’r archebwr.

Bydd angen i chi drafod hyn â’r person a enwir ar yr Archeb Brynu fel yr un a archebodd y nwyddau a/neu’r gwasanaethau.

Gallwch. Ond bydd rhaid i chi sicrhau bod rhif Archeb Brynu yn cael ei ddyfynnu a byddai rhaid i chi ddyfynnu rhif yr Archeb Brynu o hyd ar eich anfoneb.