Cafodd Gaynor Richards ei haddysg yn Ysgol Gyfun Maesydderwen, Ystradgynlais, lle'r oedd hi'n Brif Ferch. Mae ganddi radd mewn Hanes a Saesneg a Busnes ac MSc mewn Rheoli. Mae wedi gweithio yn y sectorau cyhoeddus, preifat a'r trydydd sector.
Ym 1997, penodwyd Gaynor yn Gyfarwyddwr Gweithredol cyntaf Cyngor Castell-nedd Port Talbot ar gyfer Cyngor Gwasanaeth Gwirfoddol Castell-nedd Port Talbot, ac mae'n dal wrthi hyd heddiw.
Mae'n ymgyrchydd angerddol gydol oes dros gyfiawnder cymdeithasol ac mae’n barod bob amser i hyrwyddo plant a phobl ifanc a'r rhai mwyaf agored i niwed yn ein cymunedau, gan ddod o hyd i ffyrdd ymarferol o wneud gwahaniaeth cadarnhaol, wynebu a brwydro yn erbyn problemau sy'n gwneud cyfiawnder cymdeithasol yn anodd fel tlodi, allgáu a gwahaniaethu.
Mae Gaynor wedi dylanwadu ar newid mewn meysydd fel y blynyddoedd cynnar, addysg, iechyd, cadernid cymunedol a chyflogadwyedd. Bu'n ymgynghorydd i Lywodraeth Cymru ar y Strategaeth Gofal Plant gychwynnol, yn cynrychioli Cymru ar Gomisiwn Gofal Plant y DU, ac fel Cadeirydd, sefydlodd sefydliad gofal plant y tu allan i'r ysgol – Clybiau Plant Cymru. Hefyd, sefydlodd y fenter gymdeithasol gofal plant annibynnol gyntaf yng Nghymru, a oedd yn fusnes cynaliadwy, gan greu llawer o swyddi lleol.
Arweiniodd Gaynor y Cytundeb Compact (Partneriaeth) cyntaf rhwng Awdurdod Lleol a'r Sector Gwirfoddol/Cymunedol/Trydydd Sector lleol yng Nghymru ym 1997, ac ym 1999 y Cytundeb Compact cyntaf yng Nghymru rhwng Iechyd a'r Sector Gwirfoddol/Cymunedol Lleol. Chwaraeodd ran arweiniol yn y Cytundeb Compact cyntaf rhwng Heddlu'r De, Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu a'r Trydydd Sector ar draws ardal Heddlu'r De yn 2016.
Yn 2009, hi oedd Aelod Nad yw'n Swyddog cyntaf y Trydydd Sector o Fwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg, swydd a ddaliodd am wyth mlynedd. Fel aelod o'r Bwrdd, penodwyd Gaynor yn Hyrwyddwr Plant a Phobl Ifanc, Hyrwyddwr y Gymraeg a Chadeirydd Pwyllgor Datblygu'r Gweithlu a Threfniadaeth. Fel Hyrwyddwr Plant a Phobl Ifanc, arweiniodd ddatblygiad y Siarter Hawliau Plant cyntaf yn y DU, cyfraniad arloesol oedd yn galluogi'r Bwrdd Iechyd i ddod yn Sefydliad Parchu Hawliau.
Rhwng 2011 a 2021, roedd Gaynor yn Gadeirydd y Llywodraethwyr yng Ngrŵp Colegau Coleg Castell-nedd Port Talbot. Mae hwn yn sefydliad sydd â throsiant o dros £55m, gan oruchwylio chwe is-gwmni (mentrau cymdeithasol) sy'n ail-fuddsoddi eu helw yn ôl i ddarparu addysg bellach ac uwch i'r boblogaeth leol.
Mae'n aelod o Fwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Castell-nedd Port Talbot, Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol Gorllewin Morgannwg, Tasglu Gweinidogol y Cymoedd ac yn Gadeirydd Rhwydwaith Seilwaith y Trydydd Sector Cenedlaethol ar Ddylanwadu ac Ymgysylltu a chyn-aelod o Bwyllgor Llywodraethu Llywodraeth Cymru a Gweithgor Menter Gymdeithasol Llywodraeth Cymru.
Yn 2014, penodwyd Gaynor yn un o dri Llysgennad Cyllid yr UE sy'n gweithio i'r Prif Weinidog.
Mae'n gyn-aelod o Fwrdd Pwyllgor Loteri Fawr Cymru, ac ar hyn o bryd mae'n aelod o 'End High Cost Credit Alliance' y DU sy'n cael ei arwain gan yr actor Michael Sheen.
Yn 2008, dyfarnwyd MBE iddi am Wasanaethau i'r Sector Gwirfoddol/Cymunedol a derbyniodd Fedal y Canghellor gan Brifysgol Morgannwg hefyd am Wasanaeth eithriadol i'r gymuned a'r Brifysgol.
Yn 2017, derbyniodd Gaynor Wobr Cyflawniad Oes ar gyfer Menywod mewn Busnes.
Yn 2018, daeth yn Aelod o Gyngor Prifysgol Abertawe a derbyniodd Ddoethuriaeth Anrhydeddus yn y Gyfraith (LLD Anrh).
Yn 2013/14 fe'i penodwyd yn Uchel Siryf Gorllewin Morgannwg.
Cafodd ei phenodi'n DL yn 2019 a dyfarnwyd Cymrodoriaeth Grŵp Colegau Castell-nedd Port Talbot iddi yn 2023.
Mae Gaynor yn parhau i wirfoddoli gydag amryw o sefydliadau gwirfoddol/cymunedol.